Prima vacacional: cómo la calcula la empresa y cómo quedó la tabla de Vacaciones Dignas
La prima vacacional es un pago adicional de, como mínimo, 25% sobre el salario de los días de vacaciones que le corresponden al trabajador (artículo 80 de la Ley Federal del Trabajo). La empresa la calcula con el salario diario y los días que marca su antigüedad. Desde el 1 de enero de 2023, con Vacaciones Dignas, el primer año ya son 12 días, así que la base subió para todos los patrones.
Qué te obliga la ley como patrón
El artículo 80 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) dispone que los trabajadores tienen derecho a una prima no menor de 25% sobre los salarios que les correspondan durante el periodo de vacaciones. Es un mínimo: el contrato individual, el contrato colectivo o tus políticas pueden pactar un porcentaje mayor, y entonces ese es el que debes pagar.
La base es el salario de los días de vacaciones, es decir, el salario diario del trabajador, no el salario diario integrado que se usa para el IMSS. Confundir ambos es uno de los errores más comunes al calcular, y siempre termina en una prima inflada o en una diferencia que alguien reclama después.
La prima no sustituye a las vacaciones. Mientras dure la relación de trabajo, las vacaciones no se pueden cambiar por dinero (artículo 79). Si el trabajador sale antes de cumplir el año, le corresponde una remuneración proporcional al tiempo trabajado, y eso entra en el finiquito.
La tabla de vacaciones después de Vacaciones Dignas
El decreto que reformó los artículos 76 y 78 de la LFT se publicó en el Diario Oficial de la Federación el 27 de diciembre de 2022 y entró en vigor el 1 de enero de 2023. Subió el primer año de 6 a 12 días, y desde el sexto año los incrementos son de dos días por cada cinco años de servicio. Además, al menos 12 días del periodo deben disfrutarse de forma continua (artículo 78), distribuidos como el trabajador los solicite.
La tabla se aplica según la antigüedad real de cada persona, no según la fecha de la reforma. Los días por años de servicio quedan así:
- 1 año: 12 días
- 2 años: 14 días
- 3 años: 16 días
- 4 años: 18 días
- 5 años: 20 días
- 6 a 10 años: 22 días
- 11 a 15 años: 24 días
- 16 a 20 años: 26 días
- 21 a 25 años: 28 días
- 26 a 30 años: 30 días
- 31 a 35 años: 32 días
Cómo se calcula la prima vacacional, paso a paso
El cálculo tiene tres pasos: ubicar los días que le tocan por antigüedad, multiplicarlos por el salario diario y aplicar el porcentaje de prima. Ejemplo con un trabajador de salario diario de $450 pesos y cinco años de antigüedad: le corresponden 20 días, las vacaciones suman $9,000 pesos y la prima mínima de 25% es $2,250 pesos. Entre vacaciones y prima, el pago es de $11,250 pesos.
El efecto de la reforma se ve en la antigüedad baja. Con el mismo salario, un trabajador de primer año tenía 6 días, $2,700 pesos de vacaciones y $675 pesos de prima. Hoy son 12 días, $5,400 pesos y $1,350 pesos. Si tu plantilla es joven, el costo anual de vacaciones y prima se duplicó en ese segmento y conviene reflejarlo en el presupuesto de nómina.
La LFT no fija una fecha única de pago. Lo habitual es pagarla al inicio del periodo vacacional o en el aniversario del trabajador, según lo que digan el contrato o la política interna. Lo importante es aplicar siempre el mismo criterio y dejarlo por escrito.
ISR e IMSS: el tratamiento de la prima
En ISR, la prima vacacional es un ingreso por salarios, pero tiene una exención: queda exenta hasta el equivalente a 15 veces la UMA por trabajador y por año, conforme al artículo 93, fracción XIV, de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Lo que exceda ese tope es ingreso gravado y se suma a los demás ingresos para efectos de la retención. Usa siempre el valor de la UMA vigente en el año de pago.
En IMSS, la prima vacacional forma parte del salario base de cotización, por eso se incluye en el factor de integración. Una prima mal calculada, o un factor que no corresponde a los días actuales de la tabla, genera diferencias en las cuotas obrero-patronales. Es el mismo tipo de discrepancia que aparece al conciliar el SUA contra lo que el IMSS tiene registrado.
La deducibilidad también importa: las prestaciones exentas para el trabajador tienen límites de deducción en el artículo 28, fracción XXX, de la LISR. Revisa con tu contador cómo aplica en tu caso antes de cerrar el ejercicio.
Qué se reporta y qué pasa si se hace mal
La prima se paga con recibo de nómina timbrado. En el CFDI de nómina se reporta como una percepción propia (prima vacacional), separando la parte exenta de la gravada, y el ISR retenido va en las deducciones. Si el recibo mezcla la prima con otros conceptos o marca todo como exento, la declaración anual y el cálculo de retenciones quedan mal.
Los errores se pagan por tres vías. Con el trabajador, que puede reclamar la diferencia ante PROFEDET o ante el centro de conciliación; con el SAT, por retenciones o deducciones mal aplicadas; y con el IMSS, por cuotas pagadas de menos. A eso se suma el efecto en tu opinión de cumplimiento, que puede verse afectada si las omisiones se convierten en créditos fiscales.
Antes de cada periodo vacacional conviene revisar tres cosas: que las antigüedades estén bien capturadas, que la tabla cargada en el sistema de nómina sea la de 2023 en adelante y que el factor de integración se haya recalculado con ella.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuál es el porcentaje mínimo de la prima vacacional?
- 25% sobre el salario de los días de vacaciones, según el artículo 80 de la LFT. Si el contrato o la política de la empresa pactan un porcentaje mayor, ese es el que se debe pagar.
- ¿Cuántos días de vacaciones corresponden al primer año?
- Doce días, desde el 1 de enero de 2023. Antes de la reforma de Vacaciones Dignas eran seis.
- ¿La prima vacacional paga ISR?
- Solo en el excedente. Está exenta hasta 15 UMA por año por trabajador (artículo 93, fracción XIV, de la LISR); lo que pase de ese tope se grava y se le retiene ISR.
- ¿Se paga la prima vacacional en el finiquito?
- Si el trabajador sale antes de cumplir el año, corresponde una remuneración proporcional al tiempo trabajado (artículo 79 de la LFT), con la prima proporcional correspondiente. Confirma el cálculo con tu contador o abogado laboral.
- ¿Puedo pagar la prima sobre el salario integrado?
- No es lo que marca la ley: la base es el salario de los días de vacaciones. Si decides pagar sobre una base mayor, será una prestación superior a la ley y debe quedar pactada.
En Paréntesis calculamos y timbramos la prima vacacional dentro de tu nómina, con la tabla vigente y el ISR y el IMSS bien separados.
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