Por qué el cierre se prepara antes del 31 de diciembre

Para una persona moral, el ejercicio fiscal coincide en general con el año calendario. El 31 de diciembre es la fecha de corte: lo que no esté registrado, pagado o documentado a esa fecha cae en el año equivocado o se pierde como deducción.

Noviembre y diciembre, además, traen sus propias obligaciones. El pago provisional de ISR y el IVA de noviembre vencen el día 17 de diciembre, el aguinaldo se paga antes del 20 de diciembre y, en cuanto cierra el año, empieza a correr el plazo de la declaración anual. Si el cierre se hace en enero, ya no queda margen para corregir nada que dependa de una fecha.

Ingresos y CFDI: concilia lo facturado contra lo declarado

El primer cruce es el más importante. Compara el total de CFDI de ingreso emitidos en el año contra los ingresos que declaraste en tus pagos provisionales y contra lo que dice tu contabilidad. Una diferencia no siempre es un error, pero siempre debe poder explicarse: facturas canceladas, notas de crédito, anticipos o ingresos que se facturaron en un mes y se registraron en otro.

Revisa también los CFDI cancelados y los que debieron cancelarse y no se cancelaron. La cancelación exige un motivo y, en varios casos, la aceptación del receptor, y las reglas y plazos los fija el Código Fiscal de la Federación y la Resolución Miscelánea Fiscal vigente. Por eso conviene resolver las facturas dudosas ahora y no en enero.

Del lado de los gastos, valida que los CFDI de tus proveedores estén vigentes en el SAT, que correspondan a gastos del negocio y que tus proveedores no aparezcan en los listados del artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación. Recuerda además que, de acuerdo con la Ley del ISR, los pagos superiores a $2,000 deben hacerse con transferencia, cheque nominativo o tarjeta para que el gasto sea deducible. Emite también los complementos de pago que sigan pendientes.

Bancos, inventarios y cuentas por cobrar y por pagar

Cierra las conciliaciones bancarias de los doce meses y deja sin identificar el menor número posible de partidas. Un depósito sin factura o un cargo sin comprobante en diciembre es una pregunta que será más difícil contestar en marzo.

Si manejas inventarios, haz la toma física y compárala contra el registro. La diferencia afecta tu costo de lo vendido y, con él, tu utilidad fiscal. Documenta las mermas y los productos obsoletos con evidencia, no con un ajuste sin soporte.

En cuentas por cobrar, separa lo que es cobranza lenta de lo que ya es incobrable. La Ley del ISR permite deducir pérdidas por créditos incobrables, pero exige notoria imposibilidad práctica de cobro y los requisitos cambian según el monto del adeudo. Si vas a deducir una cuenta, el expediente debe estar completo antes del cierre. En cuentas por pagar, confirma saldos con tus proveedores y registra los pasivos reales, incluidos los que aún no se han facturado.

Activos, depreciación y ajuste anual por inflación

Revisa las altas y bajas de activo fijo del año. Cada alta debe tener su CFDI y su fecha de inicio de uso, y cada baja debe estar registrada. En general, las inversiones no se deducen de golpe sino mediante los porcentajes máximos que fija la Ley del ISR, así que un activo mal clasificado distorsiona la deducción de este año y la de los siguientes.

El ajuste anual por inflación es el cálculo que más se deja para el final y el que más se presta a errores. Compara el saldo promedio de tus créditos (cuentas por cobrar, por ejemplo) contra el de tus deudas (proveedores, préstamos). Si las deudas pesan más, el resultado es un ingreso acumulable. Si pesan más los créditos, es una deducción. El cálculo usa el factor que se deriva del INPC del INEGI y la ley marca exclusiones, por lo que conviene hacerlo con el cierre contable ya cuadrado.

Aprovecha para revisar los saldos a favor de IVA y de ISR, y las pérdidas fiscales de ejercicios anteriores que sigan pendientes de amortizar. Con ellas decide cómo aplicarlas: acreditar, compensar o, en su caso, solicitar devolución.

Nómina, aguinaldo y obligaciones laborales

La Ley Federal del Trabajo establece un aguinaldo mínimo de 15 días de salario y exige pagarlo antes del 20 de diciembre. Calcula el monto desde noviembre, considera a quienes ingresaron o dejaron la empresa durante el año (les corresponde la parte proporcional) y reserva la liquidez. La Ley del ISR exenta una parte del aguinaldo para el trabajador, equivalente a 30 UMA, y la parte excedente se grava y se retiene.

Concilia también la nómina del año: que cada pago tenga su CFDI de nómina timbrado, que las retenciones de ISR coincidan con lo enterado, y que lo pagado al IMSS cuadre con los salarios registrados. Y no pierdas de vista lo que viene después: el reparto de utilidades (PTU) se paga dentro de los 60 días siguientes a la fecha en que debe presentarse la declaración anual, así que tu cálculo de utilidad fiscal también define esa obligación.

Checklist de cierre y qué dejar listo para la declaración anual

La declaración anual de una persona moral se presenta a más tardar el 31 de marzo del año siguiente, con e.firma. Para llegar con tiempo, deja resuelto esto antes de que termine diciembre:

• Ingresos facturados conciliados contra declaraciones y contabilidad.
• CFDI cancelados y pendientes de cancelar revisados, y complementos de pago emitidos.
• Conciliaciones bancarias de los doce meses cerradas.
• Inventario físico contado y diferencias explicadas.
• Cuentas incobrables documentadas y pasivos confirmados con proveedores.
• Altas y bajas de activo fijo registradas y depreciación calculada.
• Ajuste anual por inflación calculado.
• Saldos a favor y pérdidas fiscales pendientes identificados.
• Aguinaldo pagado y nómina anual conciliada con CFDI, retenciones e IMSS.
• Contabilidad electrónica de todos los meses enviada.
• Opinión de cumplimiento 32-D positiva, buzón tributario con datos de contacto vigentes y e.firma sin vencer.
• Pagos provisionales y constancias de retención del año reunidos.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo termina el ejercicio fiscal de una persona moral?

En general, el 31 de diciembre, porque el ejercicio fiscal coincide con el año calendario. Hay excepciones, como el ejercicio irregular por inicio de operaciones a mitad de año o por liquidación, que tienen reglas propias en el Código Fiscal de la Federación.

¿Cuándo se presenta la declaración anual de una persona moral?

A más tardar el 31 de marzo del año siguiente al cierre del ejercicio. Se presenta con la e.firma de la empresa.

¿Hasta cuándo se paga el aguinaldo?

Antes del 20 de diciembre. La Ley Federal del Trabajo fija un mínimo de 15 días de salario y la parte proporcional para quien trabajó menos de un año.

¿Puedo cancelar una factura después del 31 de diciembre?

Depende del plazo y de las condiciones vigentes en el Código Fiscal de la Federación y en la Resolución Miscelánea Fiscal, que pueden cambiar. Lo más seguro es revisar y resolver las facturas dudosas antes de cerrar el año.

Sigue leyendo

• Opinión de cumplimiento del SAT: cómo se obtiene y por qué te la piden
• Buzón tributario: qué es, cómo habilitarlo y qué pasa si lo ignoras